Rezeption

Empfang oder Front Office

 

– Empfang und Betreuung von Gästen/ Kunden:

• Begrüßung und Anmeldung von Besuchern.
• Betreuung und Beantwortung von Anfragen, sowohl persönlich als auch telefonisch oder per E-mail.

-Telefonzentrale und Kommunikation:

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten.
• Bearbeitung von Nachrichten und Terminanfragen.

-Verwaltungsaufgaben:

• Terminplanung und- Koordination.
• Postbearbeitung und- Weiterleitung.
• Verwaltung von Reservierungen und Buchungen (z.B. für Besprechungsräume oder Hotelzimmer)

-Organisation:

• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen oder Formularen.
• Unterstützung bei internen Abläufen wieder Verwaltung von Bürobedarf.

-Gästeservice:

• Sicherherstellung eines positiven ersten Eindrucks durch freundlichen und professionellen Service.
• Gelegentlich Unterstützung bei der Abwicklung von Kundenanfragen oder Beschwerden.

Anforderungen:

• Berufserfahrung im Empfangsbereich (von Vorteil, aber nicht zwingend).

-Soft Skills:

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Kundenorientierung.
• Freundliches und gepflegtes Auftreten.
• Organisationstalent und Multitasking Fähigkeit

– Technische Kenntnisse:

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel,Outlook)
• Erfahrung mit Buchungssystem ( je nach Branche)

– Sprachenkenntnisse:

• Fließend Deutsch, gute Englischkenntnisse ( je nach Kundenklientel können weitere Sprachen von Vorteil sein).

– Persönliche Eigenschaften:

• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Stressresistenz und Belastbarkeit
• Teamfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise